Pentru a scoate din gestiune echipamentele uzate, deteriorate sau care nu mai sunt funcționale (fie că sunt jucării, laptopuri, imprimante sau alte bunuri), unitățile de învățământ (grădinițele în acest caz) trebuie să urmeze anumite proceduri stabilite de legislația financiar-contabilă. Aceste proceduri sunt reglementate de mai multe acte normative, dintre care cele mai importante sunt:
1. Ordinul nr. 2861/2009 privind aprobarea Normelor privind organizarea și conducerea contabilității instituțiilor publice
Acest ordin stabilește procedurile de scoatere din gestiune a bunurilor care nu mai pot fi utilizate. Iată pașii generali pentru scoaterea din gestiune:
- Evaluarea stării bunurilor: Se întocmește un raport de constatare a stării bunurilor (de exemplu, un proces-verbal de deteriorare sau casare) în care se specifică motivul pentru care bunurile nu mai sunt utilizabile (degradare, depășirea duratei de viață, nefuncționare etc.).
- Comisia de casare: Se constituie o comisie de casare care va analiza bunurile și va decide dacă acestea pot fi reparate sau trebuie scoase din uz definitiv. Comisia va întocmi un proces-verbal de casare, în care sunt trecute detalii despre bunuri (denumire, cod, starea lor etc.).
- Aprobarea scoaterii din gestiune: După întocmirea procesului-verbal de casare, acesta este aprobat de conducerea instituției. Bunurile aprobate pentru casare sunt scoase din evidența contabilă.
2. Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale
Această lege prevede modul în care se amortizează bunurile din patrimoniul instituției. În funcție de durata de viață utilă stabilită inițial pentru fiecare bun, acesta poate fi amortizat (uzat moral sau fizic) și, după această perioadă, se poate solicita casarea. După ce bunul este complet amortizat și nu mai poate fi folosit, se poate scoate din gestiune conform procedurilor contabile.
3. HG nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fără plată și de valorificare a bunurilor materiale scoase din funcțiune
Dacă bunurile scoase din funcțiune au valoare materială, acestea pot fi valorificate, donate sau casate conform procedurilor descrise de acest act normativ. Se poate proceda la:
- Valorificare prin licitație (dacă bunurile au încă o valoare de piață)
- Transmisie fără plată (donare către alte instituții publice sau ONG-uri)
- Casare fizică (distrugere sau reciclare, în special pentru echipamente electrice și electronice, unde se aplică regulile privind reciclarea DEEE – deșeuri de echipamente electrice și electronice).
4. Legea nr. 211/2011 privind regimul deșeurilor
În cazul echipamentelor electronice și electrocasnice (cum ar fi laptopuri, imprimante), se aplică reglementările specifice privind gestionarea deșeurilor de echipamente electrice și electronice (DEEE). Aceste echipamente trebuie predate unor operatori autorizați pentru reciclare, conform normelor de protecție a mediului. Instituția trebuie să dețină documente care să ateste predarea acestor echipamente către astfel de operatori.
Perioada minimă care trebuie să treacă de la achiziționarea unui bun până la casarea acestuia depinde de tipul bunului și de durata sa de viață utilă, stabilită conform normelor contabile și de amortizare. În principal, aceste durate sunt reglementate de Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat în active corporale și necorporale și de Hotărârea Guvernului nr. 2139/2004, care aprobă Catalogul privind clasificarea și duratele normale de funcționare a mijloacelor fixe.
1. Durata de viață utilă (amortizare)
Fiecare tip de bun achiziționat are o durată de viață utilă prestabilită, conform catalogului menționat. Această durată reprezintă perioada în care bunul poate fi utilizat și amortizat contabil, și este exprimată în ani. De exemplu:
- Echipamente IT (laptopuri, imprimante etc.): Durata de viață utilă este de obicei între 3 și 5 ani, în funcție de specificul tehnic al echipamentului.
- Mijloace fixe de uz comun (mobilier, echipamente mari): Pot avea o durată de viață utilă mai lungă, între 5 și 10 ani sau mai mult.
- Jucării și echipamente educaționale: Durata de viață variază, dar în general poate fi între 3 și 5 ani, în funcție de materialele din care sunt confecționate și de frecvența utilizării.
2. Casarea înainte de durata normală de viață
Deși durata de viață utilă a unui bun este stabilită contabil, există posibilitatea ca un bun să fie casat înainte de expirarea acestei perioade dacă apar anumite motive obiective. Aceasta poate avea loc în situații precum:
- Deteriorarea fizică sau tehnică a bunului: Dacă bunul devine inutilizabil din cauza uzurii fizice accentuate, defecțiunilor sau deteriorării care nu pot fi reparate.
- Depășirea uzurii morale: Dacă tehnologia unui bun devine învechită (în special în cazul echipamentelor IT) și nu mai poate fi folosit eficient.
- Alte motive obiective: Incidente (incendii, calamități) sau schimbări în necesitățile instituției care fac bunul inutilizabil.
În aceste cazuri, comisia de casare poate decide casarea bunului chiar dacă acesta nu a atins durata minimă de amortizare, cu condiția să fie întocmit un proces-verbal detaliat care să justifice decizia. Decizia de casare trebuie aprobată de conducerea instituției, iar bunul este apoi scos din gestiune.
3. Amortizarea completă și casarea
De regulă, bunurile sunt casate după ce au fost amortizate complet, adică după expirarea duratei lor de viață utilă. În acel moment, bunurile nu mai sunt reflectate în contabilitate ca valoare de activ, dar ele pot fi încă folosite, iar casarea devine o decizie managerială bazată pe starea lor fizică și necesitatea de a le înlocui.
Durata minimă pentru casarea unui bun depinde de categoria acestuia și de durata sa de viață utilă, conform reglementărilor contabile. În general, echipamentele IT și jucăriile au o durată de viață de aproximativ 3-5 ani, dar casarea poate avea loc și înainte de această perioadă dacă bunul este deteriorat, uzat moral sau nefuncțional, cu respectarea procedurilor de evaluare și aprobare a casării.
